Warum Projekte scheitern #behindthescenes

Wir werden oft gefragt, wie viele Kreative denn tatsächlich Projekte umsetzen und wie genau das alles eigentlich funktioniert. Vielleicht hast Du Dich auch schon mal für ein Projekt gemeldet, aber es ist irgendwie nichts draus geworden? 

Unsere neue Blogreihe gibt Euch einen Blick hinter die Kulissen und soll ein bisschen Klarheit in die Vorgänge bringen.

Was kann schon schiefgehen?

Seit unserem Launch im Sommer 2016 haben 190 Projekte einen kreativen Kopf über youvo gefunden und über 100 wurden schon erfolgreich umgesetzt. Einblicke in erfolgreich abgeschlossene Projekte gibt unsere GLIMPSE Reihe.

32 ausgeschriebene Projekte sind aber auch gescheitert – das heißt, sie haben keine Interessierten gefunden, es kam keine Zusammenarbeit zustande oder das Projekt wurde nicht beendet. Die Geschichten dahinter sind ganz alltäglich, dort wo Menschen ehrenamtlich zusammenarbeiten. Wir sind natürlich neugierig warum und fragen die Kreativen und Organisationen nach den Gründen. Denn wir finden, aus Misserfolgen lässt sich viel mitnehmen und lernen!
Du hast auch ein Geschichte zu einem gescheiterten Projekt? Erzähl sie uns: anne-sophie@youvo.org

Aus Misserfolgen lässt sich viel mitnehmen

Dass eine Zusammenarbeit scheitert, kann ganz vielfältige Gründe haben: Manchmal findet die oder der Kreative mitten im Projekt einen neuen Job und hat keine Zeit mehr für ein größeres ehrenamtliches Projekt, ab und zu gibt es Engpässe in der Organisation und niemand kann das Projekt richtig betreuen. Auch Missverständnisse in der Zusammenarbeit oder Mails, die im Spamordner landen, sind manchmal verantwortlich für das Scheitern eines Projekts. Es gibt auch Fälle, wo es einfach zwischenmenschlich nicht richtig passt oder die Interessierten doch nicht die richtigen Fähigkeiten mitbringen. Manchmal entwickeln sich Projekte zu Mammutaufgaben, die eine einzelne Person nicht mehr nebenbei stemmen kann oder die Organisation bekommt kurzfristig keine Förderung mehr und muss ihr Projekt abbrechen.

Das hört sich jetzt alles ganz schön negativ an. Doch diese Schwierigkeiten müssen nicht unbedingt zum Scheitern führen!

7 Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

1. Erwartungshaltungen klären

Überlege, was Deine Wünsche an das Projekt und die Zusammenarbeit sind: Wie viel Zeit kannst und willst Du investieren und wie flexibel bist Du? Sei dabei realistisch, lass Dich nicht von der angegebenen Deadline abschrecken und kommuniziere Deine Kapazitäten, Erwartungen und Bedenken zu Beginn des Projekts. Vielleicht hältst Du die Deadline für unrealistisch oder es gibt etwas, was Dir in der Zusammenarbeit besonders wichtig ist.
Auch ein Zeitplan mit Zwischendeadlines, Korrekturschleifen oder festen Feedback-Terminen kann dabei helfen, ein Projekt zu strukturieren und erfolgreich umzusetzen. 

2. Aufgaben klar abstecken

Wer ist für was zuständig und welche Aufgaben gibt es überhaupt?
Die Ausschreibungen auf youvo sind meist in Kurzbriefings formuliert. Wir bemühen uns darum, die Organisationen im Vorfeld soweit zu beraten, dass in ihren Ausschreibungen der konkrete Bedarf klar ersichtlich ist. Damit Du und die Organisation von Anfang an auf derselben Seite steht, ist ein persönliches Treffen oder Gespräch immer gut. Lernt Euch kennen und macht ein ausführliches Briefing. Du kannst am besten abschätzen, wieviel Zeit und Arbeit die Umsetzung in Anspruch nimmt, denn die angegebene Zeit ist nur ein grober Richtwert. Die Organisationen sind da also auf Deine Expertise angewiesen. 

3. Transparent kommunizieren 

Haltet Euch gegenseitig auf dem Laufenden! Es kann immer sein, dass etwas den Zeitplan durcheinander wirft – bei Dir oder der Organisation. Womöglich stellt sich auch heraus, dass der Arbeitsaufwand einfach unterschätzt wurde. Das ist ganz normal und gehört dazu. Sag’ Deiner Ansprechperson Bescheid und vereinbart, ob und wie es weitergeht. Vielleicht hast Du ja direkt einen Vorschlag?
Hast Du das Gefühl, die Zusammenarbeit läuft nicht so, wie Ihr es vereinbart habt? Wende Dich gern an uns und wir finden gemeinsam eine Lösung. 

4. Zusammenarbeit auf Augenhöhe

youvo-Projekte sind keine Auftragsarbeiten oder Wettbewerbe, sondern immer das Ergebnis einer Zusammenarbeit. Genauer: Einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe. In einem Projekt, an dem unterschiedliche Parteien beteiligt sind, ist gegenseitige Wertschätzung und Vetrauen unglaublich wichtig. Was sich abgedroschen anhört, wird besonders im ehrenamtlichen Kontext wichtig. Kreative haben Expertise in Bereichen mit denen die Organisation vielleicht bisher noch nie in Berührung gekommen ist. Die Menschen in der sozialen Organisation wissen hingegen am besten, wie ihre Zielgruppen ticken und was bei ihrer Arbeit besonders relevant ist. Hört einander gut zu und versucht Euch in die unterschiedlichen Herangehensweisen hineinzudenken. Warum handelt mein Gegenüber so und versteht meine Argumente vielleicht nicht sofort? Wie kann ich subjektive Eindrücke sachlich kommunizieren?

5. Wertschätzung

Wenn kein Geld im Spiel ist, sind andere Faktoren motivierend: Neben dem Antrieb einen Beitrag zu leisten oder der Leidenschaft für ein Thema zählen hier vor allem zwischenmenschliche Beziehungen. Mit wem arbeite ich zusammen und welche Dynamiken entwickeln sich dabei? Wie werde ich angesprochen? Wird mein Engagement wertgeschätzt? Das gilt aber nicht nur für die Kreativen sondern genauso für die Menschen hinter den Organisationen oder Social Startups. Sie wünschen sich, dass ihre Bedenken ernstgenommen und ihre Arbeit richtig wahrgenommen wird, genau wie Du. Wie könnt Ihr Euch gegenseitig bereichern und positive Erfahrungen teilen?

6. Die Zeit nicht aus den Augen verlieren

Viele Projekte werfen im Verlauf neue Fragen und Aufgaben auf und der Umfang wächst über das ursprüngliche Briefing hinaus an. Wenn das in Deinem Projekt vorkommt, sprich offen darüber und überlege, was sinnvoll ist. Wie lässt sich der Zeitplan anpassen? Lässt sich das Projekt für eine bestimmte Zeit pausieren? Kann der Workload reduziert oder gesplittet werden? Es kann sinnvoll sein, noch eine Person an Bord zu holen oder das Projekt abzugeben. Sagt uns gern Bescheid, dann finden wir eine Lösung.

7. Behalte Deine Motivation im Hinterkopf
Warum mache ich das eigentlich? Bei einem Engagement geht es vor allem darum, Freude an einer sinnvollen Tätigkeit zu haben. Deine Fähigkeiten und Expertise werden gebraucht und unterstützen soziale Organisationen. Deine Motivation kann eine gute Orientierung für Dich sein, anhand der Du den Projektstatus regelmäßig überprüfen kannst: Ist mein Engagement sinnvoll? Macht es mir Freude und arbeite ich gern an dem Projekt?  

Kennt Ihr eigentlich schon das Herz von youvo? In unseren Regeln findet Ihr mehr Infos zur Auswahl der Projekte auf youvo.org